Ce bureau est composé d'un président, d'un secrétaire et éventuellement d'un ou plusieurs scrutateurs. Sans l'accomplissement de cette formalité préalable, les décisions prises lors de l'assemblée encourent la nullité.
La désignation d'un bureau en début d'assemblée est donc une formalité obligatoire qui ne peut faire l'objet d'un vote groupé, à peine de nullité des décisions prises au cours de la réunion. Chaque membre du bureau doit en effet être élu par un vote distinct. Par ailleurs, ces fonctions doivent être assumées par des personnes différentes.
Il est important de souligner que le règlement de copropriété, même ancien, ne peut en stipuler autrement. En cas de contradiction de ces règles avec les stipulations du règlement, ces dernières doivent être réputées non écrites.
Bien qu'essentiels, les bureaux d'assemblées peinent souvent à être constitués faute de candidats, les copropriétaires estimant à tort qu'il ne s'agit que d'une formalité secondaire. Ceci est sans doute lié à l'omniprésence, parfois discutable, du syndic lors de l'assemblée. Pourtant, il est nécessaire de garder en mémoire que lors de cette réunion du syndicat des copropriétaires, le syndic, s'il doit répondre aux questions concernant sa gestion et son administration, n'a pas à diriger les débats.
Le président de séance
Il ne faut pas ici confondre le président de séance avec le président du conseil syndical qui, même s'il arrive que ces deux fonctions soient assumées par la même personne, sont deux organes différents de la copropriété.
Ainsi, selon l'article 15 du décret du 17 mars 1967, la désignation du président de séance est une formalité substantielle qui doit intervenir en début de chaque assemblée.
Cette désignation est faite, à l'instar du reste du bureau, par un vote à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
La mission du président se termine à la fin de l'assemblée, le règlement de copropriété ne peut donc désigner de président de séance permanent.
Ces modalités de désignation comportent cependant deux exceptions :
> L'article 50, alinéa 1er, du décret du 17 mars 1967 permet au juge d'habiliter un copropriétaire ou un mandataire judiciaire de convoquer une assemblée, sous certaines circonstances. Le juge peut alors décider que ce mandataire présidera également l'assemblée.
> L'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet au juge, face à des copropriétés en difficulté, de désigner un administrateur provisoire ayant les pouvoirs de tous les organes de la copropriété. Il présidera ainsi, de plein droit, l'assemblée si elle est amenée à siéger.
Selon l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, tout copropriétaire peut être président de séance. Un tiers à la copropriété ne peut pas assumer cette fonction.
Ce même article interdit au syndic, ses proches (conjoint, partenaire lié par un pacs, concubin) ou ses préposés, leurs proches (conjoints, partenaires, concubins) ainsi qu'aux ascendants et descendants de toutes ses personnes de présider l'assemblée à peine de nullité des décisions prises.
Le président, organe essentiel de l'assemblée, a pour rôle :
> d'ouvrir la séance;
> de diriger les débats;
> de vérifier la feuille de présence et la certifier exacte;
> de distribuer les mandats de vote en blanc;
> de veiller au respect de l'ordre du jour;
> d'assurer la police de l'assemblée générale;
> de faire procéder aux votes et de proclamer les résultats;
> de signer le procès-verbal et éventuellement le contrat du syndic.
Si ces fonctions étaient assumées par une autre personne que le président, dont notamment le syndic, les décisions prises pourraient encourir la nullité.
Le ou les scrutateurs
L'article 15 du décret du 17 mars 1967 précise que l'assemblée désigne, «s'il y a lieu», un ou plusieurs scrutateurs. À l'inverse du président de séance, cette désignation n'est donc pas une formalité substantielle.
Néanmoins, si cette désignation doit intervenir, elle ne peut qu'être l'objet d'un vote en assemblée générale, à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, et non d'une stipulation du règlement de copropriété.
Il est fortement recommandé d'élire au moins un scrutateur.
Il est possible que le règlement de copropriété rende obligatoire la désignation de scrutateurs et en fixe le nombre. Si tel était le cas, ces stipulations doivent être strictement respectées à peine de nullité de l'assemblée dans son intégralité. Précisons néanmoins que si le règlement prévoit un nombre précis de scrutateurs, mais que faute de candidats, ce nombre ne puisse être respecté, l'assemblée pourra se poursuivre sans être menacée de nullité. Le procès-verbal de l'assemblée devra relater précisément cette difficulté.
Le scrutateur a pour mission de décompter et d'enregistrer les votes. Si cette tâche est remplie par une autre personne (le syndic par exemple), l'assemblée est encore une fois annulable.
Le secrétaire de séance
Les règles de cette désignation et de cette fonction sont fixées, une nouvelle fois, par l'article 15 cité ci-dessus. À l'instar du président de séance, la désignation d'un secrétaire de séance est une formalité substantielle sanctionnée de nullité en cas d'absence.
Cet article pose le principe selon lequel le syndic est de droit, secrétaire de séance, sauf si l'assemblée en décide autrement. Il n'est donc pas besoin de vote pour désigner le syndic à cette fonction. Ce dernier peut se faire représenter par un de ses préposés.
Mais attention : pour être secrétaire de droit, le syndic doit impérativement être en mandat. A défaut, la jurisprudence considère que l'assemblée est dépourvue de secrétaire et encourt donc la nullité en toutes ses résolutions. Il est donc recommandé, si le syndic n'est plus en mandat lors de la tenue de l'assemblée mais que la copropriété lui renouvelle sa confiance, d'élire la personne représentant le syndic nommément et non « en sa qualité de syndic ». Il n'est en effet pas nécessaire d'être copropriétaire pour être secrétaire de séance.
La fonction du secrétaire est simple : il est chargé de rédiger le procès-verbal de séance.